事務パートの仕事内容とは？向いている人の特徴や働き方、主婦(夫)に必要とされるスキル
事務パートの仕事内容とは？向いている人の特徴や働き方、主婦(夫)に必要とされるスキル
男性・女性問わず未経験から始められる人気のある職業のひとつが事務職です。
特に女性の場合、主婦で家事や育児をしながら働きたい方や、仕事とプライベートのバランスをとりながら生活したい人などが事務職のパートとして働く方が多くいます。
そこで今回は事務職のパートの仕事内容や向いている人の特徴・働き方・必要とされるスキルについて解説します。
事務職のパートとして働いてみたいと思う方・未経験だから自分でもできるのか不安を感じている方の参考になればと思います。
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事務のパートの仕事内容とは
たとえば電話や来客の応対・さまざまな書類作成・ファイリング・データ入力など多岐にわたり、どの業種においても事務の仕事は必要となるので民間企業から官公庁までさまざまな企業・団体において必要とされています。
アシスタント・サポーター役といった色が強いイメージの事務職ですが、さまざまな会社や団体の運営を支える部署における「縁の下の力持ち」として貴重な存在でもあります。
事務のパートの主な種類について
【一般事務】
書類のファイリングと管理、パソコンを使って営業関連の書類作成、データ入力や電話・来客の対応やメールでのやりとり、郵便物の発送・仕分けなど、事務職の業務内容は多くあります。
特定の職種における事務作業に分類できない場合は、一般事務とされていることが多いです。
職種に特化していない事務職だからこそ、さまざまな仕事を行うことが求められています。
【営業事務】
営業事務は営業職の人をサポートする事務職で、会社で販売されている商品・サービスを売るための見積書・発注書・請求書など必要な書類作成や郵送、商品在庫の管理・発送、プレゼン資料作成のお手伝い、電話応対・来客対応を行います。
基本的には営業職は商品・サービスを売ることが役割で、営業事務は売った商品・サービスをスムーズにお客に届くように手配し、代金を受け取ることができるようにすることが主な役割とされています。
【経理事務】
経理事務は勤めている会社が行っているお金のやりとりを正確に処理・把握されるように書類作成・チェック・整理をする仕事です。
伝票の仕分けと処理・帳簿の作成・経費の精算などを行い、状況に応じてお金の振り込み・引き出しをする場合があります。
月次補助・月次決算補助・決算など大きな金額を扱う重要性の高い仕事を担当する場合もあり、簿記・商法など会計や法律の専門的な知識・スキルが求められることがあります。
【人事事務】
人事事務は会社の人事に特化した事務の仕事で、社員採用・退職・移動の手続き・給与の支払いなどが主な仕事になります。
具体的には社会保険の手続き・社員名簿の管理・勤怠状況の管理・給与計算などを行い、時には社員が仕事中に怪我をした際の労災保険の手続きや冠婚葬祭における手当の支払いなども状況に合わせて行います。
【総務事務】
総務事務は会社の運営に必要な物を準備・管理する仕事です。
オフィスで使用する文房具・コピー用紙などの消耗品からデスク・パソコンなどの備品の設備・管理を行います。
オフィスの防犯・防災対策や社内外で行われるイベントの運営、社員の冠婚葬祭における対応を行う場合もあり、小規模の会社では人事事務と総務事務が統合されて一つの部署として対応することもあります。
【法務事務】
会社における法律や制度に関するサポートを行う事務職で、お客様と交わされる契約で使う契約書の作成や内容について法律的な問題がないかチェックします。
社員からの法律・制度に関する問い合わせ・顧問弁護士への取次・調整・特許や知的財産権などに関する管理も行います。
【貿易事務】
貿易事務は貿易の輸出入における煩雑な手続きを一手に行う事務職です。
通関に関する書類作成・飛行機や船の輸送手段の手配・輸送した品物を保管する倉庫の手配などが主な仕事で、輸出入に関する知識と海外とのやりとりが必要となるため、英会話・英文作成などのスキルが必要になります。
【学校事務】
学校事務は校内におけるさまざまな事務仕事を一手に行う事務職です。
小学校から大学・各種専修学校まで就職先が幅広く、主に入学・転校の手続き・奨学金の手続き・住居の紹介など児童・生徒・学生に関わる仕事が多くあります。
事務のパートに向いている人の特徴
事務職は細かい事務作業が多くあり、ひとつひとつ確認しながらすすめることが必要となる場合があります。
そして小さなミスが大きなトラブルにつながる場合もあり、丁寧に処理しないといけないので集中力も問われます。
そのため、細かい作業を根気よく仕事に取り組むことができる人が向いているとされています。
【人を支えたいという気持ちがある】
事務職は縁の下の力持ちとしてさまざまな人のサポートとしてさまざまな事務作業を行います。
こうした裏方として役に立つことができた時に喜びを感じることができる人は事務職に向いています。
【丁寧に管理ができる】
事務職は書類作成・入力作業においてミスがない正確な処理が求められます。
丁寧に仕事に取り組みつつ、確認もしっかりと行うことができる人や普段からデスクの中を整理整頓している人は事務職に向いています。
【臨機応変に対応できる】
事務はテンプレ業務をこなすイメージがありますが、臨機応変に対応できるスキルも求められます。
たとえば他部署からの依頼や電話・来客応対により突発的な対応が必要となる場合があり、相手の話を聞いて要望を把握しないといけません。
そのため、臨機応変に自分で考えつつ、必要に応じて上司に相談しながら対応することができる人が事務職に向いています。
【責任感を持って仕事ができる】
事務はサポート役として事務作業を行うので、一度引き受けた仕事はやり通さないといけない必要性が高く、小さなミスがトラブルの元になる場合があります。
そのため責任感を持って慎重に仕事に取り組める人が向いています。
事務パートのアルバイト体験談
事務のパートの体験談｜働いてよかったこと
[40代 女性]
働いていると、営業部から急な資料の取りまとめ対応を依頼されました。
自分も会社に貢献したいと思い、すぐに取りまとめを行なったところスムーズな対応が評価されて嬉しかったです。
またその後、営業部は受注に成功し、会社に貢献できて嬉しかったです。
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事務のパートの体験談｜働いてよかったこと
[30代 女性]
事務のパートを始めた当初は、覚える内容が多くうまくいかないこともありました。
でもマニュアルなどが充実しており、それをしっかりと覚えてこなしていくことで、段々馴染んで行きました。
マニュアルが充実しており、それをこなせるように進めていく仕事なので、やりやすいです。
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事務のパートの体験談｜働いて大変だったこと
[20代 女性]
事務のパートの仕事は長時間座って行う作業が多いため、ずっと同じ場所で作業することが辛い時もあります。
しかし、作業が自分の目指していた時間内に終わったときには、やりがいを感じます。
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よくある質問
- 事務のパートの1日のタイムスケジュールはどのような流れですか？
- ・8:45出社
・9:00午前の業務開始
・12:00休憩
・13:00午後の業務開始
・18:00退社
上記は事務のパートのタイムスケジュール例です。
事務職の出勤時間は、勤務する会社・部署、シフトにより多少違いはありますが、基本的には朝から夕方までの仕事となります。
作業の進捗・業務量などで残業する場合際には、退勤時間が後ろ倒しになります。 - 子供の送り迎えがある主婦ですが、事務のパートは融通が効きますか？
- 事務のパートは時間の融通が効く場合が多いです。
そもそもパート自体は法律上では短時間労働者として定めれており、子育てや家事など忙しい方のために希望に沿った働き方ができるようにさまざまな企業・団体において工夫しているので融通が効きやすいといえます。
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事務のパートのメリット
【未経験からでも就業可能】
基本的には仕事のやり方・進め方がある程度決まっているルーティン作業が多く、簡単な電話応対・来客応対で、高度なパソコンやITスキルを求められることは少ないため未経験からでも始めやすい仕事です。
【身体的負担が少ない】
事務職は体力面や身体面における負担が少ない仕事です。
基本的にはデスクワークが中心で座って行う作業が多いので、体力を使わなくて済むことがメリットになります。
そして、オフィス内で作業することが多いので、冷暖房が完備されている快適な環境で仕事ができることも魅力の一つです。
【プライベートと両立しやすい】
事務職は基本的にルーティンでの作業で、ご自身である程度スケジュール調整しやすいので定時での退社がしやすい仕事です。
カレンダー通りで働くことができるので、家庭の用事やプライベートな用事を事前に立てやすいのでワークライフバランスを大切にしたい人にはおすすめの仕事です。
ちなみに急な体調不良やお子様のことで突発的な対応が必要となった場合も柔軟に対応しやすいこともメリットです。 -
事務のパートに必要とされるスキル
【コミュニケーションスキル】
事務職は黙々と作業をこなすイメージがありますが、実はコミュニケーションスキルが求められる仕事でもあります。
事務職は電話・メール・来客という場面で社内外の人と関わる機会が多く、特に営業事務の場合は書類上でのやりとりや直接お客様と連絡をとる場合が多い仕事でもあります。
そして、社内では他の社員のサポートを行う仕事であるため、仕事を依頼されることが少なくありません。
そこで仕事が増えることによりネガティブなリアクションをとると部署内など周りの雰囲気が悪くなりご自身が働きにくくなるので、相手の立場に配慮しながら「気遣い」・「思いやり」など広い意味でのコミュニケーションスキルが必要となります。
【PCスキル】
事務職である以上PCスキルはある程度求められます。
職場によりWindows・MacどちらかのPCを使うことになりますが、事務職で求められるスキルはパソコン自体の基本操作や業務で頻繁に使われるMicrosoft OfficeのWord（ワード）・Excel（エクセル）・Outlook（アウトルック）の使い方はほぼ必須と言っても過言ではないです。
事務職は正確で素早い書類作成ができることも求められるので、キーボードのブラインドタッチもできるようになった方がいいです。
会社や配属された部署・職種によっては専用のソフトを使用していることもあります。
入社後に覚えなければならないこともあるので、初めて使うソフトでも嫌にならない程度のスキルやリテラシーがないと事務職として仕事する場合は厳しくなります。
【作業の丁寧さやスピード】
事務職は書類作成・データ入力や処理・書類や伝票の管理などを行います。
これらは会社内で行われた業務などの内容を書類・データとして正確に保存しいつでも取り出せるようにすることや必要な場合に伝達できるようにするために行います。
そのため、書類やデータにミスがないように作業の正確さが求められます。
事務職が行う書類作成は締切りが設定されている場合が多いので、正確さと合わせてスピード感を持って作業ができることも求められます。
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