バイトで住民票を提出するのはなぜ？住民票記載事項証明書との違いや取得方法とは

まずは、バイトで住民票の提出が求められる2つの理由をお伝えします。

【身元確認のため】
住民票からは、生年月日や氏名、現住所などの個人情報がわかります。
これらの情報は履歴書からわかるものですが、履歴書に記載した情報はあくまで自己申告であり、必ずしも正しいとは証明できません。
一方で、住民票は自治体が管理する公的な書類であるため、情報を偽ることができないものです。
万が一、年齢を偽って深夜勤務などをしていた場合、責任を問われるのは企業側です。
そうしたトラブルを回避するためにも、企業によっては履歴書に書かれた情報が本当に正しいかを確認するために、住民票の提出を求めることがあります。

【18歳未満の年齢証明のため】
労働基準法第57条では、18歳未満をバイトで雇うにあたり年齢が証明できる戸籍証明書を事業所に備え付けることが定められています。
住民票は戸籍証明書にあたる書類であるため、18歳未満ですと年齢証明のために住民票の提出が必要です。

住民票を提出するにあたり、住民票記載事項証明書について疑問が出てくる方もいるでしょう。
ここでは、住民票と住民票記載事項証明書の違いを解説します。

【住民票とは】
一般的に住民票と呼ばれるものは、正確には「住民票の写し」です。
住民票は自治体が管理する「住民基本台帳」を写したものであることから「住民票の写し」と呼ばれます。
バイト先によっては「住民票の写しを提出してください」ということがありますが、役所で発行した住民票そのものが「写し」です。
そのため、役所で発行した住民票をコピーして提出しないよう気をつけましょう。

【住民票記載事項証明書とは】
住民票記載事項証明書とは、その内容が住民票に記載されている情報と相違ないことを証明する書類です。
氏名・住所・生年月日・性別など、証明が求められている事項を記入し、役所の窓口へ持っていくことでその情報が正しいことを証明してもらえます。
一般的にはバイト先が指定する書式に証明が必要な事項を記入して役所の窓口に持っていきますが、指定書式がない場合は各自治体の書式で住民票記載事項証明書が発行されます。

【バイト先にはどちらを提出？】
バイト先には、指示があった方を提出しましょう。
これまでは住民票が一般的でしたが、近年は個人情報保護の観点から住民票記載事項証明書の提出を求める傾向が高まっています。
住民票の提出が求められたら、念のため「住民票の写し」と「住民票記載事項証明書」のどちらかを確認してみてください。

ここでは、住民票の取得方法をご紹介します。

【役所の窓口】
一般的な取得方法は、お住まいの自治体の役所窓口です。
役所で取得する際に必要となるのは、免許証や保険証、パスポートなどの本人確認書類と発行手数料です。
なお、発行手数料は1通200〜500円程と自治体によって異なります。
役所は平日のみ、かつ受付時間が限られている点がデメリットですが、即日発行が可能な点がメリットです。

【コンビニ】
マイナンバーカードをお持ちであれば、コンビニで住民票の取得が可能です。
ただし、自治体によってコンビニ発行に対応していない場合がある点は要注意。
取得の際はコンビニのマルチコピー機から「行政サービス」を選択し、手順に沿って書類を取得します。
マイナンバーカードを持っている、かつ自治体がコンビニ交付に対応している場合のみ可能な取得方法ですが、場所や時間の制限なく手軽に発行できる点がメリットです。

【郵送】
マイナンバーカードを持っておらず、かつ平日の受付時間内に役所に行けない場合は郵送でも住民票が取得可能です。
自治体の役所ホームページから住民票申請書をダウンロードし、記入した申請書と本人確認書類、返信用切手・封筒など必要書類を同封した上で役所に郵送します。
送付書類に不備がなければ、通常10日前後で住民票が返送されます。
送付にあたり用意するものが多く、受け取りに時間がかかりますが、時間や場所に関係なく住民票が取得可能です。